Sut yr ydym yn Defnyddio, Rhannu a Diogelu eich Gwybodaeth Bersonol

Cyflwyniad

Mae’r ysgol yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth amdanoch am nifer o resymau sy’n cael eu dangos yn y ddogfen hon. Enw’r ddogfen yw ‘Hysbysiad Preifatrwydd’.

Rydym eisiau gadael i chi wybod bod eich gwybodaeth yn ddiogel gyda ni. Gair sydyn yw hwn i adael i chi wybod sut yr ydym yn defnyddio’r wybodaeth, sut y byddwn yn ei chofnodi, a sut y byddwn yn ei defnyddio.

Mae’n rhaid i’r ysgol dderbyn gwybodaeth i sicrhau eich bod yn ddiogel ac i helpu i wneud yn siŵr eich bod yn cael lefel dda o addysg.

Gallwch ofyn i’ch rhieni neu ofalwyr am eich helpu gyda’ch gwybodaeth bersonol. Gallwch roi caniatâd iddynt ofyn cwestiynau neu lenwi ffurflenni i chi os ydych yn hapus iddyn nhw wneud hynny. Efallai y bydd yr ysgol weithiau yn gofyn i’ch rhieni a’ch gofalwyr am eich gwybodaeth bersonol ac yn gofyn a yw hi’n iawn i ni ei defnyddio ar gyfer ambell beth.

Efallai y bydd eich rhieni neu ofalwyr eisiau darllen ein prif ddogfen ‘Hysbysiad Preifatrwydd’ sy’n rhoi mwy o wybodaeth.

Eich gwybodaeth bersonol

Mae’r ysgol yn casglu eich gwybodaeth bersonol.

Mae gan bawb wybodaeth bersonol. Mae hyn yn gallu bod yn:

• • eich enw;
• • eich cyfeiriad;
• • eich dyddiad geni;
• • llun neu recordiad ohonoch.

Mae hon yn wybodaeth y byddai rhywun yn gallu ei defnyddio i’ch adnabod chi. Mae hyn yn helpu i bobl wybod pwy ydych chi a beth ydych ei angen.

Pa wybodaeth sydd gennym amdanoch?

Mae’r wybodaeth sydd gennym amdanoch yn gallu cynnwys:

• • manylion personol fel eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni;
• • gwybodaeth amdanoch, fel o le yr ydych yn dod, pa iaith yr ydych yn siarad, ac ati;
• • gwybodaeth am eich cadw’n saff, gan gynnwys unrhyw gefnogaeth yr ydych yn ei chael gan wasanaethau cymdeithasol;
• • unrhyw gefnogaeth ychwanegol yr ydych ei hangen i’ch helpu i ddysgu;
• • gwybodaeth am eich iechyd, meddyginiaeth yr ydych yn ei chymryd, unrhyw alergeddau, canlyniadau profion Covid-19 (gan gynnwys gwybodaeth am unrhyw amseroedd yr ydych wedi bod yn sâl ac unrhyw gyflyrau meddygol arbennig sydd gennych y mae’n rhaid i ni wybod amdanynt i’ch cadw’n saff);
• • eich cofnodion presenoldeb ac unrhyw gamau sydd wedi cael eu cymryd i ddelio gyda phroblemau (faint o weithiau yr ydych wedi methu’r ysgol a pham wnaethoch ddim dod i’r ysgol);
• • eich profion ysgol a’ch canlyniadau arholiadau;
• • gwybodaeth am eich ymddygiad (digwyddiadau sydd wedi digwydd yn ystod amser ysgol, y nifer o weithiau yr ydych wedi cael eich gwahardd a pham);
• • gwybodaeth am dripiau ysgol a gweithgareddau yr ydych wedi bod arnynt;
• • enwau a rhifau ffôn eich rhieni neu’ch gofalwyr;
• • lluniau, fideos neu ddelweddau oddi wrth ffrydiau ar-lein (‘online streaming’.

Mae peth o’r wybodaeth amdanoch yn sensitif. Gwybodaeth arbennig amdanoch yw hon sy’n sôn am bwy ydych, fel eich iechyd, lliw eich croen, beth ydych yn ei gredu am grefydd.

Mae’r wybodaeth yma yn ein helpu i wybod pwy ydych chi a beth ydych ei angen

Mae’r ysgol yn gyfrifol am edrych ar ôl eich gwybodaeth bersonol ac rydym yn edrych ar sut a pham y mae eich gwybodaeth yn cael ei chasglu a’i defnyddio.

Beth ydym yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth?

Rydym yn defnyddio gwybodaeth mewn gwahanol ffyrdd. Mae’n rhaid i ni gasglu eich gwybodaeth i’n helpu i wneud ein swydd ac i ddilyn y gyfraith.

Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch fel y gallwn:

• • gefnogi eich dysgu;
• • eich cadw’n saff a’ch amddiffyn;
• • rhoi’r gofal a’r gefnogaeth gywir i chi;
• • monitro ac adrodd ar eich cynnydd;
• • gwirio ansawdd ein gwasanaeth;
• • gwirio a ydych angen cefnogaeth ychwanegol gyda dysgu;
• • gwirio eich presenoldeb;
• • cyfathrebu gyda chi a’ch rhieni neu ofalwyr;
• • trefnu tripiau a gweithgareddau;
• • cydymffurfio gyda’r gyfraith mewn perthynas â rhannu gwybodaeth.
• • amddiffyn iechyd pawb.

Y gyfraith mewn perthynas â defnyddio a chadw eich gwybodaeth yn ddiogel

Mae cyfreithiau ynglŷn â sut i gadw gwybodaeth bersonol yn ddiogel. Mae’n nhw’n rhoi mwy o reolaeth i chi dros eich gwybodaeth bersonol ac unrhyw un sy’n casglu gwybodaeth bersonol. Mae cyfraith newydd mewn lle o’r enw:

Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y Deyrnas Unedig (UK GDPR)

Mae’n rhoi mwy o reolaeth i chi dros eich gwybodaeth bersonol.

Mae’n gwneud yn siŵr bod rhaid i bawb sy’n casglu gwybodaeth:

• • ddweud wrthych pam y maent eisiau eich gwybodaeth bersonol;
• • fod yn glir am beth fyddant yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth bersonol;
• • yn gwneud yn siŵr eu bod yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel;
• • cael gwared â’ch gwybodaeth bersonol pan nad ydynt ei hangen ddim mwy.

Cyfraith arall yw’r Ddeddf Diogelu Data 2018.

Mae’n rhaid i ni gael rheswm cyfreithiol dros ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol. Yr enw am hyn ydi’r ‘sail gyfreithiol dros brosesu’. Rydym yn gwneud hyn am y rhesymau canlynol:

• • i gydymffurfio gyda rhwymedigaeth gyfreithiol;
• • i berfformio gorchwyl buddion y cyhoedd;
• • i berfformio contract.

Mae’n orfodol i chi roi llawer o’r wybodaeth yr ydym ei hangen i ni, ond mae ychydig o wybodaeth y cewch ddewis ei rhoi i ni neu beidio.

Pan fyddwn yn gofyn i chi am wybodaeth nad oes rhaid i chi ei rhoi i ni, byddwn yn gofyn i chi neu eich rhieni neu ofalwyr am ganiatâd ac yn gadael i chi wybod pam ein bod eisiau’r wybodaeth a beth fyddwn yn ei wneud gyda hi. Os nad ydych eisiau i ni gael yr wybodaeth, dewis chi yw hyn.

Sut yr ydym yn casglu eich gwybodaeth bersonol

Rydym yn casglu eich gwybodaeth drwy ofyn i chi neu eich rhieni/gofalwyr i lenwi ffurflenni ar ddechrau’r flwyddyn ysgol. Byddwn weithiau yn gofyn amdani ar amseroedd eraill yn y flwyddyn pan fyddwn ei hangen. Os ydych yn symud ysgol, bydd yr wybodaeth yn dod atom ni neu’r ysgol newydd pan fyddwch yn symud.

Rydym yn defnyddio camerâu CCTV yn yr ysgol fel gallwn eich cadw’n saff. Mae’r rhain o amgylch yr ysgol a byddwch yn gweld arwyddion sy’n dweud wrthych am y camerâu. Efallai byddwn yn rhannu’r fideos sydd wedi cael eu recordio gan y camerâu i’ch cadw’n saff ac i helpu i stopio trosedd.

Weithiau, byddwn yn gwirio gyda chi neu eich rhieni/gofalwyr i weld a yw’r wybodaeth sydd gennym amdanoch dal yn gywir. Os yw eich gwybodaeth yn newid, rydym eisiau i chi neu eich rhieni/gofalwyr adael i ni wybod er mwyn i ni gael yr wybodaeth gywir amdanoch.

Sut yr ydym yn edrych ar ôl eich gwybodaeth

Rydym yn gwneud yn siŵr ein bod yn cadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Rydym yn amddiffyn yr wybodaeth sydd gennym amdanoch ac yn ei chadw dan glo er mwyn gwneud yn siŵr nad yw’n mynd ar goll nac yn cael ei newid mewn camgymeriad, ac i wneud yn siŵr nad oes unrhyw un sydd ddim i fod i’w gweld yn ei gweld.

Mae’n rhaid i bob aelod o staff sy’n gweithio yn yr ysgol gadw eich gwybodaeth yn gyfrinachol oni bai bod angen eich amddiffyn a’ch cadw’n saff. Dim ond pobl sydd angen gweld eich gwybodaeth sy’n gallu ei gweld.

Os oes unrhyw beth yn mynd yn anghywir gydag edrych ar ôl eich gwybodaeth bersonol, mae gennym ffordd o edrych i mewn i beth sydd wedi digwydd. Byddwn yn dweud wrthych chi neu eich rhieni neu gofalwyr os ydych angen gwybod am beth sydd wedi digwydd.

Am ba mor hir yr ydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol

Rydym yn cadw gwybodaeth wahanol am amseroedd gwahanol yn dibynnu ar beth yw’r wybodaeth. Nid ydym yn ei chadw am byth, dim ond am ba mor hir ag ydym ei hangen i’n helpu i wneud beth ydym ei hangen ar ei gyfer.

Mae gennym Cyfnodau Cadw Cofnodion Ysgolion, sef dogfen sy’n dweud wrthym am ba mor hir y mae angen i ni gadw’r wybodaeth a pha bryd i gael gwared â hi. Gallwch ofyn i’r Pennaeth os ydych eisiau gweld hon.

Sut fyddwn yn cael gwared o’ch gwybodaeth bersonol

Byddwn yn cael gwared ag unrhyw gofnodion papur neu electronig gyda’ch gwybodaeth bersonol mewn ffordd ddiogel.

Gyda phwy yr ydym yn rhannu eich gwybodaeth

Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth amdanoch gydag unrhyw un arall, oni bai am mewn achosion arbennig, fel pan fydd yn helpu i’ch cadw’n ddiogel. Weithiau mae’n rhaid i ni roi eich gwybodaeth i bobl eraill fel y llywodraeth, ond byddwn ond yn rhannu eich gwybodaeth pan fyddwch chi’n dweud bod hynny’n iawn neu pan fydd y gyfraith yn dweud ein bod yn cael neu y dylwn ni.

Os ydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn egluro gyda phwy yr ydym yn ei rhannu a byddwn yn gwneud yn siŵr ein bod yn ei chadw’n saff.

Dim ond gyda phobl a sefydliadau y mae’n rhaid i ni ei rhannu gydag y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol. Pan fydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhoi i rywun arall, mae’n rhaid iddynt edrych ar ei hôl a’i chadw’n ddiogel.

Efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth gyda:

• • athrawon a staff eraill yn yr ysgol;
• • eich teulu neu ofalwyr;
• • ysgolion eraill;
• • ein hawdurdod lleol, Cyngor Sir Ynys Môn;
• • gwasanaethau cymdeithasol a llefydd eraill fel y gallwn eich amddiffyn a’ch cadw’n ddiogel;
• • Llywodraeth Cymru;
• • sefydliadau sy’n gwirio bod yr ysgol yn gwneud beth mae fod i’w wneud fel Estyn a GwE (Gwasanaeth Effeithiolrwydd a Gwella Ysgolion Gogledd Cymru);
• • gwasanaethau cymorth ieuenctid;
• • sefydliadau sy’n penderfynu be rydych chi yn ei ddysgu a sydd yn gosod arholiadau;
• • colegau fel Grŵp Coleg Menai Llandrillo a llefydd addysg eraill;
• • sefydliadau sy’n gwneud ymchwil neu holiaduron;
• • pobl sy’n edrych ar ôl eich iechyd fel nyrsys a deintyddion ysgol;
• • Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu (Iechyd Cyhoeddus Cymru a Cyngor Sir Ynys Môn) efo materion Covid-19;
• • yr Heddlu a’r llysoedd;
• • papurau newydd os ydym yn rhannu lluniau a newyddion am weithgareddau ysgol;
• • cyflenwyr a darparwyr gwasanaeth (sefydliadau y mae’r ysgol yn eu talu i’n helpu gyda’ch dysgu a gyda rhedeg yr ysgol);
• • grwpiau cymunedol, chwaraeon, cerdd a chymdeithasu fel yr Urdd

Eich hawliau

Mae gennych yr un ‘hawliau’ mewn perthynas â’ch gwybodaeth bersonol na sydd gan oedolion.

• • ofyn am gael gweld gwybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch (gallwch weld mwy am hyn isod);
• • cael gwybod sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol;
• • gofyn i ni am newid unrhyw wybodaeth bersonol yr ydych yn meddwl sy’n anghywir;
• • gofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol dan rai amgylchiadau;
• • gofyn i ni ond defnyddio eich gwybodaeth mewn ffyrdd penodol dan rai amgylchiadau, ond ddim pan yr ydym angen cael cefnogaeth i chi neu eich cadw’n ddiogel;
• • gofyn i ni beidio â defnyddio eich gwybodaeth bersonol dan rai amgylchiadau os yw’n eich gwneud yn anhapus;
• • gofyn i ni gael gwared â’ch gwybodaeth bersonol o’n systemau a’i rhoi i sefydliad arall i’w defnyddio ar eu systemau nhw dan rai amgylchiadau;
• • atal penderfyniadau rhag cael eu gwneud yn awtomatig. Hyn yw pan mae cyfrifiadur yn gwneud penderfyniad amdanoch.

Gallwch wneud cwyn os ydych yn credu nad ydym yn parchu eich hawliau. Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yno i’ch helpu. Mae eu manylion cyswllt ar y diwedd.

Gofyn am gael gweld gwybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch

Gallwch ofyn i ni pa wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Enw hyn yw “cais i weld gwybodaeth”. Mae hyn yn golygu y gallwch ofyn i ni am gopi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch.

Os ydych eisiau gofyn am eich gwybodaeth bersonol, gofynnwch i swyddfa’r ysgol.

Byddwn yn rhannu copïau o’ch gwybodaeth bersonol gyda chi o fewn mis. Os yw’n gymhleth, byddwn yn rhoi copïau o’ch gwybodaeth i chi o fewn tri mis.

Efallai y byddwn yn gofyn i chi ddweud mwy wrthym am ba wybodaeth yr ydych eisiau gennym ac yn gofyn i chi roi gwybodaeth i ni sy’n dangos pwy ydych.

Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai na fyddwn yn gallu rhoi peth o’r wybodaeth neu’r holl wybodaeth yr ydych wedi gofyn amdani. Byddwn yn egluro pam na allwn ei rhoi i chi.

Os oes gennych gwestiynau neu os ydych eisiau mwy o wybodaeth

Diolch am ddarllen hwn. Os oes gennych unrhyw gwestiynau am eich gwybodaeth bersonol, gofynnwch i swyddfa’r ysgol.

E-bost: 6602156_pennaeth.henblas@hwbcymru.net

Rhif ffôn: 01248 723944

Cyfeiriad: Ysgol Henblas, Llangristiolus, LL62 5DR

Os bysech yn hoffi cael mwy o wybodaeth am sut yr ydym yn casglu, defnyddio a chadw eich gwybodaeth bersonol, gofynnwch i gael gweld ein ‘Polisi Diogelu Data Ysgolion’.

Mae hefyd person sy’n edrych ar ôl gwybodaeth mewn ysgolion, sef y Swyddog Diogelu Data Ysgolion sy’n gweithio yn y Cyngor. Gallwch siarad gyda nhw hefyd a gofyn cwestiynau iddynt. Dyma’r manylion cyswllt:

E-bost: dpoysgolionmon@ynysmon.gov.uk

Rhif ffôn: 01248 751833

Cyfeiriad: Gwasanaeth Dysgu, Cyngor Sir Ynys Môn, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni, Ynys Môn, LL77 7TW

Gallwch hefyd gysylltu gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) os ydych eisiau gwneud cwyn neu eisiau gwybod mwy o wybodaeth am eich hawliau. Eu manylion cyswllt yw:

E-bost: https://ico.org.uk/concerns/

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Gwefan: www.ico.org.uk